Regressforderungen in Praxen entstehen nicht nur durch medizinische Fehler, sondern häufig durch formale und organisatorische Nachlässigkeiten. Das zeigt ein Beitrag der Ärzte Zeitung vom 8. März 2026. Als Beispiel wird ein Fall genannt, in dem ein Formfehler bei Verordnungen zu einem Regress von rund 500.000 Euro führte – obwohl die Verordnungen medizinisch korrekt waren.
Es werden fünf typische Bereiche genannt, in denen formale Fehler besonders häufig zu Problemen und Rückforderungen führen können:
1. Unterschrift und Signatur richtig handhaben
Fehlende eigenhändige Unterschriften auf Papierverordnungen sind problematisch – ebenso die Weitergabe der PIN für die qualifizierte elektronische Signatur (z. B. wenn Verordnungen signiert werden, ohne dass der Arzt/die Ärztin die PIN selbst eingibt). Die PIN darf nicht weitergegeben werden. Solche Abläufe können nicht nur regressrelevant sein. Im schlimmsten Fall ziehen sie weitere rechtliche Konsequenzen nach sich.
2. Dokumentation lückenlos führen
Fehlt die Dokumentation, kann eine erbrachte Leistung als nicht erbracht gelten – mit der Folge, dass das Honorar komplett zurückgefordert werden kann. Entscheidend ist, dass die Leistung so dokumentiert ist, dass sie im Rahmen einer Prüfung nachvollziehbar ist.
3. Genehmigungen rechtzeitig einholen
Bestimmte Leistungen (z.B. Sonografie, Strahlendiagnostik, Psychotherapie) dürfen nur mit Genehmigung erfolgen. Wird sie zu spät beantragt, ist sie nicht rückwirkend möglich – erbrachte Leistungen können dann regressiert werden. Die Rückforderung kann alle Leistungen betreffen, die ohne die erforderliche Genehmigung erbracht wurden.
4. Räumliche Vorgaben beachten
Genehmigungen können an Haupt- oder Zweigpraxis gebunden sein. Wird außerhalb des genehmigten Settings gearbeitet, kann das bei Prüfungen relevant werden. Hintergrund ist, dass Genehmigungen nicht automatisch standortübergreifend gelten.
5. Abrechnung nur durch Berechtigte und saubere Kooperationsstrukturen
Problematisch sind Abrechnungen durch Nichtberechtigte (z. B. nicht genehmigte Assistenz) sowie fehlerhafte Konstruktionen in Kooperationen/BAG, wenn der formale Status nicht zur tatsächlich gelebten Rolle passt. Beispielsweise, wenn ein „Partner“ nicht an Chancen und Risiko beteiligt wird oder ein Festgehalt erhält. Solche Konstellationen können zu Rückforderungen führen – und zusätzlich sozialversicherungsrechtliche Nachzahlungen nach sich ziehen.
Die Höhe möglicher Rückforderungen kann auch davon abhängen, ob eine sachlich-rechnerische Richtigstellung oder ein „sonstiger Schaden“ zugrunde liegt. Große Summen entstehen typischerweise dann, wenn Vorgaben systematisch über Jahre missachtet wurden.
Fazit:
Formale Anforderungen sind ein echter Kostenfaktor – vor allem, wenn Regeln systematisch über längere Zeit nicht eingehalten werden. Klare Zuständigkeiten, saubere Dokumentation und aus unserer Sicht korrekt abgebildete Softwareprozesse sind entscheidend, um Risiken zu reduzieren.
Quelle: Ärzte Zeitung – „Riskante Formfehler in Arztpraxen: Diese 5 Nachlässigkeiten können teuer werden“, veröffentlicht am 08.03.2026.
